الــــرقــــابـــة

الرقابة

الرقابة: هي وظيفة من وظائف الادارة وتعني بأختصار قياس وتصحيح اداء المرؤوسين لغرض التأكد من ان اهداف المشروع والخطط الموضوعة لبلوغها قد تم تحقيقها .

وهناك تعريف اخر : بأنها الوظيفة التي تمكن المدير من رئيس مجلس الادارة الى رئيس العمال من ان ما تم او يتم مطابق لما اريد اتمامه.

 او كما يقول هنري فايول: (تنطوي الرقابة على التحقق ان كان كل عما شيء يحدث طبقا للخطة الموضوعة والتعليمات الصادرة و المبادئ المحددة وان غرضها هو الاشارة الى نقاط الضعف و الاخطاء بقصد معالجتها ومنع حدوثها وهي تطبق على كل شيء الاشياء والناس والافعال .

ولكي تحقق الرقابة اهدافها فأنه ينبغي توافر الشروط والمتطلبات التالية :

 1-ان تكون الاهداف محددة بوضوح ودقة متناهية .

 2- ان تكون هناك علاقة معروفة وواضحة بين مختلف الجهود في المشروع.

 3- ضرورة ازالة كافة المعوقات التي تقف حائلا امام بلوغ الاهداف المرسومة .

بمعنى انه مطلوب من ادارة المشروع العمل على :

    ا- وضع المعايير الرقابية

    ب- الاشراف على الاعمال وفقا لهذه المعايير

    ج- مقارنة الجهود المتحققة بالمعايير المحددة

    د- تصحيح الانحرافات حال حدوثها

خطوات الرقابة :

تمر عملية الرقابة بثلاث خطوات اساسية هي :

1- وضع المعيار او الهدف :لا تبدأ الرقابة الا بعد وضع المعايير وغالبا ما يتم التعبير عن هذه المعايير على شكل ارقام وهناك معايير كمية مثل توجيه مشرفي الانتاج لانتاج عدد محدد ومعلوم من وحدات المنتج خلال اسبوع كما يعد استخدام عدد ساعات العمل لكل وحدة من المنتجات مثالا اخر للمعيار الكمي بينما توجد معايير اخرى يعبر عنها على ضوء الجودة والتي يتم التعبير عنها على اساس معدلات الرفض لرقابة الجودة او على اساس رتب المنتجات المباعة مثل رتبة ا او على اساس الجودة المطلوبة او التي يتم التنبؤ بها .

2- قياس الاداء الفعلي مقابل المعايير :ان الملاحظة الشخصية هي من ابسط الطرق واكثرها شيوعا لقياس الاداء الفعلي مقابل المعايير فالموظف الجديد يوضع على اساس التجربة و يعطى تدريبات اثناء العمل وتتم ملاحظة اداءه بشكل شخصي عن طريق المشرف لكن هذه الطريقة تصبح صعبة عندما يزدادعدد الافراد المطلوب رقابتهم .

3- التعرف على الانحرافات :المرحلة المهمة هي مرحلة التعرف على الانحرافات واتخاذ الاجراء التصحيحي وهذا يتطلب بالمقابل تطبيق عدد من المفاهيم والاساليب فمثلا ان عملية صنع القرار تتطلب التعرف بدقة على المشكلة الرئيسية لعملية انخفاض الاداء حيث ان الاداء غير المرضي يكون في العادة مجرد امر عارض وهذا سيدفع المدير لان يكون تواقا لاكتشاف السبب الذي يجعل الاداء منخفضا عما هو مخطط له.

انواع الرقابة :

 يمكن تقسيم الرقابة الى انواع متعددة وذلك وفقا لعدد من المعايير المتنوعة مثل معيار الزمن و معيار التنظيم ومعيار المصدر.

وفيما يلي انواع الرقابة حسب كل معيار :

1- الرقابة من حيث الزمن وتصنف الى :

     ا- الرقابة ما قبل التنفيذ اي قبل تنفيذ وبدء العمليات ومهمتها ان تمنع وقوع الاخطاء ومعالجة الانحراف  منذ البداية ويسمى هذا النوع من الرقابة بالرقابة الوقائية .

     ب- الرقابة ما بعد التنفيذ اي بعد تنفيذ وبدء العمليات او بعد انجاز كل مرحلة من مراحل العمل او جزئية من جزئياته وذلك عن طريق متابعة الاعمال وحصرها ومقارنتها بالمعايير المقررة وبذلك تقيم الخطأبعد وقوعه و تكون مهمة الرقابة عند اذن ان تمنع تكراره ويسمى هذا النوع من الرقابة بالرقابة العلاجية .

2- الرقابة من حيث الوظيفة وتصنف الى :

    ا- الرقابة الادارية :وهي التي تقوم على اساس متابعة الاداء وتقييمه والهدف منها الاطمئنان الى حسن سير النشاط الاداري بعناصره ووظائفه المختلفة .

    ب- الرقابة المحاسبية :وهي رقابة على البيانات المالية و مهمتها التأكد من صحة المعاملات المالية مع الغير والتأكد من انها مؤيدة بمستندات قانونية والاطمئنان الى مامن شأنه ان يحمي الاصول والممتلكات.

    ج- الرقابة التشغيلية : وهي الرقابة التي تتعلق بالتنفيذ اذ تقيد العمل بقواعد وتراقب سيره بصفة مستمرة واثرها كبير على العمل اذ تدفعه الى الامام وعلى سلوم العاملين اذ تقومه ويطلق عليها اسم الرقابة المستمرة.